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Professionielle E-Mail Archivierung bringt Rechtssicherheit

Manche meinen das ist wichtig, weil doch Gesetz und manche meinen, die Speicherung aller E-Mails verstößt gegen den Datenschutz.

Dass die E-Mail Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Es gelten die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" vollumfänglich. Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln, unabhängig von der Größe, Branche oder Zusammensetzung, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert ist das Unternehmen im Zugzwang. Eine entsprechende Archivlösung muss implementiert sein. Ab sofort muss beispielsweise jede Finanzprüfung jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden – und dass kann Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die Archivierung elektronischer Dokumente ist nun klar geregelt. Das betrifft unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, Vereinbarungen und Aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein. In Sachen E-Mail Archivierung schließt sich diesbezüglich das letzte Hintertürchen, auf das man sich eventuell in bisherigen Argumentationen noch gestützt hat. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden.