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Employee-Selfservice in der HR-Abteilung

...die „neue“ Blackbox Personalabteilung öffnet sich.

Wer ist in der Holschuld und wer ist in der Bringschuld?
Diese Frage taucht in der Regel dann auf, wenn darüber nachgedacht wird, wer Daten einzupflegen hat und – viel spannender noch – wie diese auch aktuell gehalten werden können. Eine mögliche Antwort: „Dort wo das Wissen ist, wird Wissen eingepflegt. Die anderen nutzen diese Eingaben als Ergebnis.

Wir erleben es im Alltag mit unseren HR360 Kunden, dass sie all diesen Fragestellungen mit einer alltagstauglichen Antwort entgegnen: „Unser HR360 Webtool“. Bevor es soweit ist und die EndanwenderInnen in das Webtool einsteigen dürfen, hat die Personalabteilungen allerdings schon viele Entscheidungen getroffen. —> siehe FACTBOX

Die Personalabteilung teilt dabei Informationen nach außen – selbstverständlich durch ein Berechtigungswesen gesichert. MitarbeiterInnen und Führungskräfte erhalten Einsicht in alle Informationen, die sie brauchen. Das geschieht nicht ohne Eigennutz der Personalabteilung. Die Personalabteilung verschiebt gewisse Agenden direkt zu den betroffenen Personen und fungiert nicht mehr als Sprachrohr zwischen diesen. Die MitarbeiterInnen und ihre Führungskräfte regeln folglich Dinge wie zum Beispiel Zeitbestätigungen und Urlaubsplanungen, aber zum anderen auch die Bestätigung einen Kurs besuchen zu dürfen, Fortbildungsanträge, Reisekostenabrechnungen und vieles mehr selbst.

Die Prozesse gewinnen an Qualität und Effizienz. Dabei nimmt die Personalabteilung immer mehr die Rolle als Datenmanager und Informationsdrehscheibe ein: Sie definieren und steuern Prozesse, damit sie letztendlich ihre benötigten Daten erhalten, während die Datenerhebung ausgelagert ist. Im gleichen Zug gewinnen die MitarbeiterInnen und Führungskräfte die Transparenz über die Daten und Abläufe und können eigenverantwortlich handeln. Die so wichtige Akzeptanz der MitarbeiterInnen und Führungskräfte bei der Einführung eines Webtools gelingt dann, wenn von ihnen nicht nur ein inhaltlicher Nutzen gesehen wird, sondern gerade wenn es jenen Komfort bietet, den administrativen aber notwendigen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Informationen erhalten – kein Problem. Am Sprung zum nächsten Termin eine zusammenfassende Auswertung einfach am Screen betrachten? Informationsquellen werden generell gerne genutzt. Und am Handy Kursanmeldungen bestätigen? Easy – daran gewöhnt man sich schnell.